国际物流保管管理是指物品在流动过程中,由于不同国家的保管过程、时间和区域上的不同而产生的一种在物流中心停留的状态。这些物流中心可以是某些国家的自由贸易区域,也可能是港口、保税仓库等。无论是何种形式的物流中心,它们都具各存放货物的场所、人力和设备,也就是仓库。它们都是通过对仓库的管理来达到储存的目的的。
外贸仓储工作同外贸运输一样,都是对外贸易及国际物流不可缺少的环节。在任何国家,仓库在国民经济中,在国际间的生产、分配、交换、消费过程中,或者说在一国范围内的商品生产和商品流通过程中,都有着重要的地位和作用。外贸仓库不仅负担着进出口商品保管存储任务,而且还担负着出口商品的加工、挑选、整理、包装、刷唛、各货、组装和发运等一系列任务。
1.编制储存计划
对国际保管企业来说,编制好储存计划是首要的工作。必须根据货主储存的需求及自身储存能力进行分析,不断寻求市场(负荷)与仓储容量(能力)的平衡。需求是不断变化的,是个变量,而容量是相对固定的,是个常数。此外,由于物品出仓与另一批物品入仓在时间上有间隔,所以在货物周转过程中,总会出现空闲的时间。国际保管企业往往考虑这一因素,并且希望等待时间尽量缩短,从而使周转次数增多。储存计划下达之后,仓储部门应按计划执行,并与货主经常保持联系,及时调度进出仓货物,保证计划的实现。
2.签订保管合同,做好准备工作
与货主按照合同法签订储存保管合同,也是保管管理的一项作业。签订保管合同的下一个作业是做好场地、货位、人力、搬运工具及设备的各项准备工作。然后,在货物到达时,则需要做好货物验收工作。货物验收工作包括货单与货物的核对、编写货物数量清单和做好质量检验工作。
1)单货核对。根据货物进仓单所列品种与数量,与实物外包装标记进行核对,做到单货相符。
2)数量清点。由于委托方本身制度不健全,开单差错,点数不准,或者是运输途中发生错装、漏装和丢失等原因,储存的货物数量会发生溢缺现象,所以在保管管理中必须做好数量清点工作。
3)质量验收。仓储部门主要是检查物品的外观是否有异状、包装时否完好、标记是否符合要求等项目,而并非检查物品的内在质量。在验收的时候要做好验收记录。对验收不合格货物将作另外处理,暂缓入库,并通知对方。
一股情况下,进仓单与货物是一起到达的,称作单货同行。但有时也可能发生单到货未到或货到单未到。此时,可根据实际情况,分别进行处理,对单到货未到的可以作退单处理;对货到单未到的可以作催单、补单,以及安排仓位处理。
3.做好保管工作
(1)仓位安排
安排的基本原则是有利于缩短收发货时间,合理使用仓容,便于保管活动进行。储存的场所可以采用分区、分类的方法来划分。分区分类的标准可以按物品种类及性质,也可以按物品发往地点,还可以按物品危险程度。在仓库中所选的实际堆货场所即是货位,一般货位均有编号。
(2)数量管理
对于储存的物品,必须做好数量管理。具体工作是要标明货垛,做好货卡记录及期末盘点。
1)标明货垛。要求对货垛上的物品数量进行识别,一股可以用数字或图示方法标示。标明的目的是为了防止物品数量的混乱。
2)货物卡。用来记录货物并垛、分垛、移位、进出货的情况。
3)盘点。将库账、货卡及库存实物进行数量上的核对,以便了解保管货物的溢缺情况,进一步作出分析。
(3)物品维护
在保管中,对物品不仅仅从数量上进行管理,还需要对物品经常进行维护,以便保证物品质量完好,避免保管过程中发生损失。
4.完成出库作业
仓储部门根据货主开出的出仓凭证,经过核对再发货,最终完成物品出库作业。出仓和入库一样,也需要做好人力、设备的准备,以及待运场地的准备。发货的形式包括货物直接交付运输部门送货,货物由委托方自提,库存货物过户给第三方和委托方将货物转库储存。
5.处理保管事故
在保管过程中,由于工作的过失,有可能会发生物品溢缺、错误收发及漏装等差错,这些差错称作货差;也有可能会发生破损、变形、霉变等损失,这些损失称作货损。无论是货差还是货损均属于保管事故。保管事故处理包括以下几项工作。
1)调查。首先是对事故进行事故性质、严重程度、造成原因、事故责任者等方面的调查。
2)赔偿处理。经过调查分析之后,确认保管事故是由仓储部门所造成的,仓储部门必须承担责任,按规定负责赔偿。
